Was bedeutet digitale Belegerfassung?
Digitale Belegerfassung beschreibt den Prozess, Belege wie Rechnungen, Quittungen oder Kassenzettel direkt nach dem Erhalt zu digitalisieren – meist per Smartphone, Scanner oder Upload über eine App. Anschließend werden die Belegdaten per OCR (Optical Character Recognition) erkannt, kategorisiert und zur Buchhaltung weitergeleitet.
Ziel ist ein durchgängig digitaler, GoBD-konformer Workflow ohne Papierstapel – zeitsparend, übersichtlich und ideal zur Zusammenarbeit mit dem Steuerberater.
So funktioniert die digitale Belegerfassung Schritt für Schritt
1. Beleg digitalisieren
Belege können gescannt, fotografiert oder direkt als PDF empfangen werden. Wichtige Voraussetzung: Die Qualität muss gut genug für eine automatische Erkennung sein.
2. Automatische Texterkennung (OCR)
Moderne Tools erkennen automatisch Inhalte wie Rechnungsbetrag, Steuersatz, Datum und Lieferant. Diese Daten werden extrahiert und in strukturierter Form gespeichert.
3. Kategorisierung & Übergabe
Die Belege werden automatisch in Kategorien wie Reisekosten, Wareneinkauf oder Bewirtung einsortiert und zur Buchhaltungssoftware oder DATEV-Unternehmen Online übertragen.
4. Archivierung & GoBD-Konformität
Die Belege werden in einem revisionssicheren System gespeichert. Wichtig: Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit und Unveränderbarkeit müssen gewährleistet sein.
Welche Tools helfen bei der Belegerfassung?
DigiBel: Aktuell im Einsatz bei Goerke & Partner. Ein etabliertes Werkzeug zur digitalen Belegsammlung und Übertragung an die Kanzlei. Die Umstellung auf ein DATEV-eigenes Tool ist mittelfristig geplant.
DATEV Upload mobil: Offizielle DATEV-App, ideal für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater.
sevDesk Belegerfassung: Beliebt bei Selbstständigen, mit automatischer Belegerkennung.
Lexoffice: Einfaches Interface, automatische Kategorisierung und DATEV-Anbindung.
GetMyInvoices: Zentrale Belegsammlung mit OCR, auch für größere Unternehmen geeignet.
Unsere Empfehlung: Wählen Sie ein Tool, das zur bestehenden Buchhaltungsstruktur passt und eine direkte Schnittstelle zu Ihrem Steuerberater bietet.
Praxisbeispiel: So läuft es bei unseren Mandanten
Ein Berliner Handwerksbetrieb hat seine Belege früher monatlich in einem Pendelordner gesammelt. Heute werden alle Belege direkt beim Erhalt mit dem Smartphone fotografiert und in DATEV Unternehmen Online hochgeladen.
Ergebnis: Weniger Rückfragen, schnellere Auswertungen, jederzeit Zugriff – und deutlich weniger Stress am Monatsende.
Ihr Ansprechpartner:
Daniel Daubner
Unsere Empfehlung aus der Kanzlei
Starten Sie mit einem kleinen Setup: ein Smartphone, eine Beleg-App und die Bereitschaft, Papier zu reduzieren. Wir unterstützen Sie beim Einrichten, Schulen Ihr Team und sorgen dafür, dass Ihre Prozesse GoBD-konform laufen. Schon kleine Schritte machen einen großen Unterschied.
Welche App eignet sich für Belege?
Für DATEV empfiehlt sich „Upload mobil“. Für Einsteiger sind sevDesk oder Lexoffice benutzerfreundlich. Goerke & Partner arbeitet derzeit mit DigiBel – ein verlässliches Tool mit langjähriger Praxisanwendung.
Muss ich alle Belege digital erfassen?
Ja, für einen durchgängigen digitalen Prozess sollten alle geschäftsrelevanten Belege digital erfasst und archiviert werden.
Wie lange müssen digitale Belege aufbewahrt werden?
Mindestens 10 Jahre, gemäß § 147 AO – auch in digitaler Form revisionssicher.
Was, wenn die App einen Beleg nicht erkennt?
Dann können Sie manuell nachhelfen – z. B. durch Eingabe oder Nachbearbeitung im System. Moderne Tools verbessern sich durch wiederholte Nutzung.
Quellen
- GoBD-Richtlinien: https://www.bundesfinanzministerium.de
DATEV Upload mobil: https://www.datev.de
sevDesk Belegerfassung: https://sevdesk.de/belege-erfassen
Lexoffice: https://lexoffice.de
DigiBel: https://digibel.de
Praxiswissen: Goerke & Partner, Steuerberatung Berlin
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