Ein ELSTER-Zertifikat ist drei Jahre gültig. Danach funktioniert der Zugang nicht mehr, und zwar genau in dem Moment, in dem Sie sich anmelden wollen. Die Verlängerung dauert keine fünf Minuten, solange das Zertifikat noch gültig ist. Ist die Frist vorbei, wird daraus ein Vorgang von ein bis zwei Wochen, weil ein Teil des Verfahrens per Briefpost läuft. Hier steht, wo Sie Ihr Ablaufdatum finden, wie Sie rechtzeitig verlängern und was zu tun ist, wenn es dafür schon zu spät ist.
Drei Jahre, gerechnet ab dem Tag der Ausstellung
Die Zertifikatsdatei, die Sie bei der Registrierung in Mein ELSTER heruntergeladen haben, hat eine Laufzeit von drei Jahren. Gerechnet wird ab dem Tag, an dem sie erstellt wurde. Nicht ab dem Jahreswechsel und nicht ab dem Tag, an dem Sie sie zum ersten Mal benutzt haben.
Zwei Dinge werden dabei regelmäßig verwechselt:
- Das Benutzerkonto läuft nicht ab. Nur die Zertifikatsdatei verliert ihre Gültigkeit. Ihre Daten, Ihre eingereichten Erklärungen und Ihre Bescheide bleiben erhalten.
- Die Verlängerung passiert nicht von selbst. Es gibt keine automatische Erneuerung. Wer nichts tut, steht nach drei Jahren vor einem Zugang, der sich nicht mehr öffnet.
ELSTER weist vorher darauf hin. Rund drei Monate vor Ablauf geht eine E-Mail raus, danach folgen weitere Erinnerungen, die letzte kurz vor dem Stichtag. Diese Mails landen zuverlässig im Postfach und ebenso zuverlässig im Spam-Ordner oder in einem Postfach, das niemand mehr liest.
Wo Sie Ihr Ablaufdatum finden
Sie müssen nicht auf eine E-Mail warten. Das Datum steht in Ihrem Konto:
- Auf elster.de mit Ihrer Zertifikatsdatei und Ihrem Passwort anmelden
- Oben rechts auf Ihren Benutzernamen klicken und „Mein Benutzerkonto“ öffnen
- Unter den Kontoinformationen steht das Gültigkeitsende Ihrer Zertifikatsdatei
Notieren Sie sich das Datum an einer Stelle, die Sie ohnehin ansehen. Dazu weiter unten mehr.
So verlängern Sie, solange das Zertifikat noch gültig ist
Der Weg ist kurz. Er funktioniert, solange Ihr Zertifikat noch nicht abgelaufen ist.
- Auf elster.de mit der bisherigen Zertifikatsdatei und Ihrem Passwort anmelden
- Den Hinweis „Jetzt Zertifikat verlängern“ anwählen. Er erscheint automatisch, wenn der Ablauf näher rückt
- Den Namen der neuen Datei übernehmen oder anpassen
- Auf „Verlängertes Zertifikat speichern“ klicken und die Datei an einem Ort ablegen, den Sie wiederfinden
- Sich einmal mit der neuen Datei anmelden, damit Sie sicher sind, dass sie funktioniert
- Erst danach die alte Datei löschen
Das Passwort bleibt dasselbe. Das neue Zertifikat ist wieder drei Jahre gültig.
Ein Punkt, der oft schiefgeht: Wenn die Zertifikatsdatei auch in einer Buchhaltungs- oder Steuersoftware hinterlegt ist, muss sie dort ausgetauscht werden. Sonst schlägt die nächste Übermittlung fehl, obwohl in ELSTER alles in Ordnung ist.
Wenn das Zertifikat schon abgelaufen ist
Dann ist die Verlängerung nicht mehr möglich. Es bleibt die Zugangserneuerung, und die läuft aus Sicherheitsgründen über zwei getrennte Wege:
- Sie erhalten eine Aktivierungs-ID per E-Mail
- Sie erhalten einen Aktivierungs-Code per Briefpost an die dem Finanzamt bekannte Adresse
Erst mit beiden zusammen lässt sich ein neues Zertifikat erzeugen. Der Brief ist der Grund, warum daraus ein Vorgang von ein bis zwei Wochen wird.
Das ist ärgerlich, wenn eine Frist läuft. Es ist aber kein Datenverlust. Ihr Konto bleibt bestehen, nur der Schlüssel dazu wird neu ausgegeben. Den vollständigen Ablauf haben wir hier beschrieben: ELSTER-Zertifikat verloren, so bekommen Sie den Zugang zurück.
Die Erinnerung, die zuverlässiger ist als die E-Mail
Die Hinweismails von ELSTER sind gut gemeint und gehen trotzdem unter. Wer das Thema einmal hatte, macht es beim nächsten Mal anders.
Der einfachste Weg: Tragen Sie sich zwei Termine in den Kalender, an dem Tag, an dem Sie das Ablaufdatum nachgesehen haben.
- Acht Wochen vor Ablauf: Erinnerung mit dem Betreff „ELSTER-Zertifikat verlängern“
- Vier Wochen vor Ablauf: dieselbe Erinnerung noch einmal
Acht Wochen sind bewusst großzügig gewählt. Sie decken Urlaub, Krankheit und die Woche ab, in der ohnehin alles gleichzeitig passiert.
Wann Sie sich um das Zertifikat gar nicht mehr kümmern müssen
Es gibt Fälle, in denen der ganze Vorgang wegfällt. Das gehört dazu, auch wenn es uns nichts einbringt.
Sie brauchen kein eigenes Zertifikat, wenn Ihre Erklärungen und Voranmeldungen ohnehin über Ihre Kanzlei laufen. Die Übermittlung erfolgt dann über deren Zugang. Und wenn Sie ELSTER nur öffnen, um in Ihre Bescheide zu sehen, reicht die Anmeldung mit ElsterSecure über das Smartphone. Auch dafür ist keine Zertifikatsdatei nötig.
Sie brauchen ein eigenes Zertifikat, wenn Sie selbst übermitteln, wenn Sie Bescheiddaten abrufen wollen, oder wenn andere Verfahren daran hängen, etwa Meldungen zur Sozialversicherung.
Wenn Sie merken, dass Sie sich Jahr für Jahr mit Zugängen, Fristen und Dateien beschäftigen, obwohl das nicht Ihre Arbeit ist, dann ist das ein guter Zeitpunkt für ein Gespräch. Nicht, weil Sie es nicht selbst könnten, sondern weil es Ihre Zeit kostet.
So läuft der Erstkontakt
Bei Fragen rund um ELSTER, DATEV oder die Übermittlung Ihrer Steuerdaten sind wir für Sie da.
Daniel Daubner
Steuerberater & Geschäftsführer
Goerke & Partner, Berlin
Wie lange ist ein ELSTER-Zertifikat gültig?
Drei Jahre, gerechnet ab dem Tag der Ausstellung. Danach ist keine Anmeldung mehr möglich. Das Benutzerkonto bleibt bestehen, nur die Zertifikatsdatei verliert ihre Gültigkeit.
Wo sehe ich, wann mein ELSTER-Zertifikat abläuft?
In Mein ELSTER unter „Mein Benutzerkonto“. Dort steht bei den Kontoinformationen das Gültigkeitsende. Zusätzlich verschickt ELSTER rund drei Monate vor Ablauf eine Erinnerung per E-Mail.
Verlängert sich das ELSTER-Zertifikat automatisch?
Nein. Eine automatische Verlängerung gibt es nicht. Sie müssen sich anmelden und die Verlängerung selbst auslösen, solange das Zertifikat noch gültig ist.
Was passiert, wenn mein ELSTER-Zertifikat abgelaufen ist?
Die Verlängerung ist dann nicht mehr möglich. Sie brauchen eine Zugangserneuerung. Dabei kommt die Aktivierungs-ID per E-Mail und der Aktivierungs-Code getrennt davon per Briefpost.
Wie lange dauert es, wenn das Zertifikat schon abgelaufen ist?
In der Regel ein bis zwei Wochen, weil der Aktivierungs-Code per Post verschickt wird. Wenn eine Frist läuft, informieren Sie Ihr Finanzamt oder Ihre Kanzlei frühzeitig.
Gilt das neue Zertifikat wieder drei Jahre?
Ja. Nach der Verlängerung beginnt eine neue Laufzeit von drei Jahren. Das Passwort bleibt unverändert.
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