Was ist eine digitale Betriebsprüfung?
Im Kern ist die digitale Betriebsprüfung nichts anderes als die klassische Steuerprüfung – nur eben mit digitalen Mitteln. Das bedeutet: Statt Ordner durchzublättern, wertet der Prüfer die Daten elektronisch aus. Grundlage dafür ist § 147 Abs. 6 AO, der dem Finanzamt erlaubt, auf Ihre digitalen Buchhaltungsdaten zuzugreifen.
Wichtig zu wissen:
Die Prüfsoftware IDEA ist das zentrale Werkzeug der Finanzverwaltung.
Unternehmen müssen Daten im sogenannten GDPdU/IDEA-Format bereitstellen.
Auch bei digitaler Prüfung bleibt die Verantwortung bei Ihnen – bzw. Ihrer Kanzlei.
Wann findet eine Betriebsprüfung statt – und warum digital?
Eine Betriebsprüfung wird meist angekündigt. Gründe können sein:
bestimmte Umsatzgrößen oder Branchenzugehörigkeit,
Unstimmigkeiten in vergangenen Steuererklärungen,
oder einfach die turnusmäßige Auswahl.
In digitalen Kanzleien wie bei Goerke & Partner laufen viele Vorbereitungsprozesse bereits im Hintergrund – so dass Sie im Prüfungsfall nicht bei Null anfangen.
Ablauf der digitalen Betriebsprüfung
Der typische Ablauf sieht so aus:
Ankündigung durch das Finanzamt mit Prüfungszeitraum
Aufforderung zur Datenbereitstellung, meist im IDEA-Format
Sichtung und Analyse der Daten durch den Prüfer – häufig remote
Rückfragen & Ergänzungen
Abschlussgespräch und Prüfungsbericht
🧠 Tipp: Je digitaler und strukturierter Ihre Buchhaltung aufgestellt ist, desto schneller und reibungsloser verläuft die Prüfung.
Vorbereitung – Was Sie jetzt tun können
Eine gute Vorbereitung schützt nicht vor der Prüfung, aber vor Stress. Das sollten Sie jetzt überprüfen:
✅ Sind Ihre Belege vollständig und digital erfasst?
✅ Arbeiten Sie mit einem revisionssicheren System (z. B. DATEV Unternehmen Online)?
✅ Sind Ihre Auswertungen konsistent (SuSa, OPOS, Kassenbuch etc.)?
✅ Können Sie alle Unterlagen fristgerecht bereitstellen?
Tools wie DigiBel, DATEV Belegtransfer und Unternehmen Online helfen dabei, Belege nicht nur zu erfassen, sondern sie automatisch korrekt zuzuordnen – und das ist ein Unterschied.
Was viele nicht wissen – Digital ≠ digital
Viele Mandanten denken: „Ich habe den Beleg per Mail geschickt, also ist das doch digital!“
Doch: Ein digital gesendeter Beleg ist nicht automatisch digital verarbeitet.
Wichtig ist die strukturierte Zuordnung im System.
Denn sonst muss Ihre Steuerkanzlei die Arbeit doppelt machen: erst sichten, dann manuell zuordnen. Das kostet Zeit, Geld – und Nerven.
Aus unserer Sicht:
Daniel Daubner
Steuerberater & Geschäftsführer
Goerke & Partner, Berlin
Was ist das IDEA-Format?
Ein Standardformat für digitale Betriebsprüfungen. Es enthält alle steuerrelevanten Buchhaltungsdaten.
Muss ich meine Belege im Original aufbewahren?
Nein, bei ordnungsgemäßer Digitalisierung genügt die elektronische Form – gemäß GoBD.
Kann ich die Prüfung auch online begleiten?
Ja. Viele Prüfer arbeiten inzwischen remote – die Kommunikation läuft per DATEV oder MyDATEV Kommunikation.
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