Belege sammeln, abheften, einmal im Monat in einen Ordner packen. Das kostet Zeit, und am Ende fehlt doch einer. Digitale Belegerfassung ersetzt diesen Weg: Sie fotografieren oder scannen den Beleg, die Software liest die Daten aus, die Kanzlei bucht. Damit das Finanzamt den digitalen Beleg anerkennt, müssen allerdings ein paar Bedingungen erfüllt sein. Dieser Beitrag zeigt den Ablauf, die Fristen und die Stelle, an der die meisten Unternehmen zu früh das Papier wegwerfen.
Auf dieser Seite
- Was digitale Belegerfassung bedeutet
- In vier Schritten vom Beleg zur Buchung
- Dürfen Sie den Papierbeleg danach vernichten?
- Wie lange digitale Belege aufbewahrt werden müssen
- Was in der Verfahrensdokumentation stehen muss
- Welches Werkzeug zu Ihnen passt
- Was sich durch die E-Rechnung ändert
- Wann Sie dafür keine Kanzlei brauchen
- Wenn die Erfassung trotzdem Zeit kostet
Was digitale Belegerfassung bedeutet
Digitale Belegerfassung heißt: Ein Beleg wird direkt nach Erhalt digitalisiert, statt in einem Ordner zu landen. Rechnung, Quittung, Kassenbon, Bewirtungsbeleg. Per Smartphone fotografiert, am Scanner eingelesen oder bereits digital empfangen.
Danach liest eine Texterkennung die Daten aus, ordnet sie zu und übergibt sie an die Buchhaltung. Der Papierbeleg selbst wird zur Kopie, nicht mehr zum Original der Buchführung.
Der Unterschied zum Scannen allein liegt im Prozess. Ein PDF auf dem Desktop ist kein digitaler Beleg im Sinne der Buchführung. Es fehlt die Nachvollziehbarkeit, die Unveränderbarkeit und der Nachweis, dass nichts verloren gegangen ist. Wie das Ganze in die Buchhaltung eingebettet ist, haben wir in „Was ist digitale Buchhaltung?“ beschrieben.
In vier Schritten vom Beleg zur Buchung
Schritt 1: Beleg erfassen
Fotografieren, scannen oder digital empfangen. Die Aufnahme muss vollständig und lesbar sein, also alle Pflichtangaben zeigen: Datum, Betrag, Steuersatz, Aussteller. Ein abgeschnittener Rand macht den Beleg unbrauchbar.
Schritt 2: Daten auslesen lassen
Die Software erkennt Betrag, Datum, Steuersatz und Lieferant und schreibt sie in strukturierte Felder. Was die Erkennung nicht sicher liest, markiert sie. Diese Stellen prüfen Sie einmal von Hand.
Schritt 3: Prüfen und freigeben
Der Schritt, der am häufigsten übersprungen wird. Bevor der Beleg in die Buchhaltung geht, vergleichen Sie das Digitalbild mit dem Original. Stimmt alles, geben Sie frei. Erst diese Prüfung macht den Scan zum Ersatz für das Papier.
Schritt 4: Übergeben und archivieren
Der freigegebene Beleg geht an die Buchhaltung, bei uns über DATEV Unternehmen online und MyDATEV Kanzlei, und liegt anschließend in einem Archiv, in dem er sich nicht mehr unbemerkt ändern lässt.
Zum Zeitpunkt: Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten, alle übrigen Geschäftsvorfälle spätestens innerhalb von zehn Tagen. Das ist keine Fleißaufgabe, sondern die Vorgabe der GoBD.
Dürfen Sie den Papierbeleg danach vernichten?
Grundsätzlich ja. Das nennt sich ersetzendes Scannen, und es ist der eigentliche Zweck der ganzen Übung. Papier, das nach dem Scannen liegen bleibt, spart niemandem Zeit.
Erlaubt ist es, wenn drei Dinge stimmen:
- Das Digitalbild entspricht dem Original, inhaltlich und bildlich.
- Jemand hat den Scan geprüft, bevor das Papier weg ist, und diese Prüfung ist nachvollziehbar geregelt.
- Es gibt eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie genau das abläuft.
Einige Originale behalten Sie trotzdem. Dazu gehören notarielle Urkunden, Zolldokumente sowie Wechsel und Schecks. Dort trägt das Papier selbst den Beweiswert, nicht sein Inhalt.
Wer ohne Verfahrensdokumentation scannt und das Papier vernichtet, hat im Zweifel keinen Beleg mehr und keinen Nachweis, dass der digitale Beleg dem Original entspricht. Die Buchführung wird dadurch nicht automatisch verworfen, aber das Risiko einer Schätzung nach Paragraf 162 AO steigt. Prüfungen von Betrieben, die ersetzend scannen, schauen genau auf diesen Punkt.
Wie lange digitale Belege aufbewahrt werden müssen
Hier hat sich etwas geändert, und viele Anleitungen im Netz stehen noch auf dem alten Stand.
Seit dem 1. Januar 2025 gilt für Buchungsbelege eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren statt zehn. Geändert hat das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz in Paragraf 147 Absatz 3 AO und Paragraf 257 Absatz 4 HGB. Buchungsbelege sind die Nachweise der einzelnen Geschäftsvorfälle: Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge, Kassenbelege, Quittungen, Lohnabrechnungen.
- Acht Jahre: Buchungsbelege
- Zehn Jahre: Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventare, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen
- Sechs Jahre: übrige Geschäftsunterlagen, etwa Handels- und Geschäftsbriefe
Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Ein Beleg aus dem März 2025 läuft also ab dem 31. Dezember 2025 und ist Ende 2033 frei.
Zwei Einschränkungen: Die acht Jahre gelten für Belege, deren alte Zehnjahresfrist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war. Und solange die Steuer noch festgesetzt werden kann oder eine Außenprüfung läuft, verlängert sich die Frist. Im Zweifel also nicht nach Kalender entsorgen, sondern kurz nachfragen.
Was in der Verfahrensdokumentation stehen muss
Die Verfahrensdokumentation ist der Punkt, an dem die meisten aussteigen. Sie klingt nach Bürokratie, sie ist aber vor allem die Antwort auf eine einzige Frage: Kann jemand von außen in überschaubarer Zeit nachvollziehen, wie Ihre Belege vom Eingang bis ins Archiv laufen?
Sie beschreibt:
- welche Hardware und Software im Einsatz ist
- wer wofür zuständig ist
- welche Belegarten gescannt und vernichtet werden dürfen
- wie die Scans geprüft werden
- in welchem Format und an welchem Ort sie liegen
- wie das Ganze regelmäßig überprüft wird
Der Umfang richtet sich danach, wie komplex Ihre Abläufe sind. Ein Einzelunternehmer mit einer Beleg-App braucht ein paar Seiten, kein Handbuch. Eine Stichprobenprüfung der Scans reicht aus, solange das Verfahren festgelegt ist, eingehalten wird und dokumentiert ist.
Fehlt die Dokumentation, ist das nicht automatisch ein schwerer Mangel, solange die Buchführung nachvollziehbar und prüfbar bleibt. Verlassen würden wir uns darauf nicht, sobald Papier vernichtet wird.
Welches Werkzeug zu Ihnen passt
Die Auswahl ist groß, und die Unterschiede zwischen den gängigen Lösungen sind kleiner, als die Anbieter es darstellen. Entscheidend sind drei Dinge.
Erstens die Schnittstelle zu Ihrer Kanzlei. Ein Werkzeug, aus dem die Belege nur per Export und E-Mail herauskommen, verlagert die Arbeit, statt sie zu sparen. Wir arbeiten mit DATEV, der Austausch läuft über DATEV Unternehmen online und MyDATEV Kanzlei.
Zweitens die Erfassung dort, wo der Beleg entsteht. Wenn der Tankbeleg erst abends auf dem Schreibtisch landet, bleibt er dort auch liegen. Eine App auf dem Telefon ist deshalb oft wirksamer als der beste Scanner im Büro.
Drittens die Archivierung. Prüfen Sie, ob das System die Belege unveränderbar ablegt und ob Sie auch nach einem Anbieterwechsel noch an sie herankommen. Ein Ordner in der Cloud erfüllt das nicht.
Was nicht entscheidend ist: die Erkennungsquote. Jede aktuelle Lösung liest Standardrechnungen zuverlässig. Die Unterschiede zeigen sich erst bei Sonderfällen, und dort prüfen Sie ohnehin von Hand.
Was sich durch die E-Rechnung ändert
Ein Teil des Themas erledigt sich gerade von selbst. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer und Vereine. Eine Übergangsfrist gibt es dafür nicht.
Beim Ausstellen läuft es gestaffelt. 2025 und 2026 sind Papier und andere Formate weiter zulässig. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz im Vorjahr E-Rechnungen ausstellen, ab dem 1. Januar 2028 alle übrigen bei inländischen B2B-Umsätzen. Kleinunternehmer müssen selbst keine E-Rechnung ausstellen, empfangen können müssen sie trotzdem. Die Einzelheiten stehen in „E-Rechnung Pflicht seit 2026“.
Für die Belegerfassung heißt das: Ein wachsender Teil Ihrer Eingangsrechnungen kommt bereits strukturiert an und muss gar nicht mehr erkannt werden. Wer seine Erfassung jetzt aufräumt, baut sie gleich auf diesen Zustand hin.
Wann Sie dafür keine Kanzlei brauchen
Wenn Sie wenige Belege im Monat haben, eine App nutzen, die direkt an Ihre Buchhaltung angebunden ist, und Ihre Verfahrensdokumentation steht, dann ist das Thema erledigt. Dafür brauchen Sie uns nicht.
Das gilt auch für den Einstieg. Eine Beleg-App einrichten und das Fotografieren zur Gewohnheit machen, das schafft jeder ohne Beratung. Fangen Sie klein an, mit einer Belegart, nicht mit dem ganzen Betrieb. Eine Reihenfolge für die ersten Schritte haben wir in „Buchhaltung digitalisieren in 5 Schritten“ aufgeschrieben.
Wenn die Erfassung trotzdem Zeit kostet
Es gibt den anderen Fall. Belege liegen an drei Stellen, jeder im Team macht es anders, am Monatsende kommen Rückfragen, und die Auswertung ist da, wenn die Entscheidung längst gefallen ist.
Dann ist nicht die App das Problem, sondern der Ablauf dahinter. Wir richten die Erfassung mit Ihnen ein, binden sie an die Buchhaltung an und schreiben die Verfahrensdokumentation so, dass sie zu dem passt, was bei Ihnen tatsächlich läuft. Danach schicken Sie nichts mehr hin und her.
Wenn Sie in Berlin sitzen und das Thema dauerhaft loswerden wollen: So läuft digitale Buchhaltung bei Goerke und Partner.
Ihr Ansprechpartner:
Daniel Daubner
Unsere Empfehlung aus der Kanzlei
Wenn Sie umstellen wollen: Nehmen Sie eine Belegart, die jeden Monat anfällt, und richten Sie dafür den vollständigen Weg ein, vom Foto über den Prüfschritt bis ins Archiv. Was einmal sauber läuft, lässt sich auf die übrigen Belegarten übertragen. Alles gleichzeitig zu digitalisieren, endet meistens damit, dass nichts fertig wird.
Darf ich Papierbelege nach dem Scannen wegwerfen?
Ja, wenn die Bedingungen des ersetzenden Scannens erfüllt sind. Das Digitalbild muss dem Original inhaltlich und bildlich entsprechen, jemand muss den Scan vor der Vernichtung geprüft haben, und es muss eine Verfahrensdokumentation geben, die diesen Ablauf beschreibt. Notarielle Urkunden, Zolldokumente, Wechsel und Schecks behalten Sie im Original.
Wie lange muss ich digitale Belege aufbewahren?
Buchungsbelege acht Jahre. Die Frist wurde zum 1. Januar 2025 durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz von zehn auf acht Jahre verkürzt, geregelt in Paragraf 147 Absatz 3 AO und Paragraf 257 Absatz 4 HGB. Bücher, Jahresabschlüsse und Inventare bleiben bei zehn Jahren, übrige Geschäftsunterlagen bei sechs. Gezählt wird ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.
Welche App eignet sich für die Belegerfassung?
Die, die direkt an Ihre Buchhaltung angebunden ist. Wichtiger als der Funktionsumfang ist die Schnittstelle zur Kanzlei, weil sonst nur der Weg des Papiers durch einen Weg per E-Mail ersetzt wird. Wir arbeiten mit DATEV, der Austausch läuft über DATEV Unternehmen online und MyDATEV Kanzlei.
Reicht eine Excel-Liste für die Belegverwaltung?
Nein. Eine Tabelle lässt sich nachträglich ändern, ohne dass die Änderung sichtbar wird, und erfüllt damit die Anforderung der Unveränderbarkeit nicht. Für die Übersicht kann sie helfen, als Archiv der Belege nicht.
Was muss ich bei einer Betriebsprüfung vorlegen können?
Die Belege selbst, maschinell auswertbar, und die Verfahrensdokumentation. Der Prüfer darf nach Paragraf 147 Absatz 6 AO auf die Daten zugreifen. Wer ersetzend scannt, sollte damit rechnen, dass genau dieser Teil geprüft wird.
