Halbdigital ist nicht digital – und kostet Zeit
Viele Mandant:innen schicken ihre Belege per E-Mail und denken, sie arbeiten digital. Doch so entstehen neue Probleme:
Belege sind unbenannt oder mehrfach vorhanden
Die Zuordnung in der Kanzlei erfolgt manuell
E-Mails müssen gesichtet, Dateien heruntergeladen und sortiert werden
Das kostet Zeit und führt zu Rückfragen, die sich leicht vermeiden lassen – mit einer klaren Struktur und den richtigen Tools.
5 Schritte für mehr Überblick in Ihrer digitalen Buchhaltung
1. Einheitliche Benennung & Sortierung
Belege sollten nach einem festen Muster benannt sein: z. B. „2025-12-03_Rechnung_Mustermann.pdf“.
Vermeiden Sie Sammeluploads oder kryptische Dateinamen wie „Scan001.pdf“.
2. Tools wie DATEV Upload mobil nutzen
DATEV Upload mobil ermöglicht das Fotografieren, Zuordnen und Hochladen von Belegen per App. Die Übertragung erfolgt sicher und direkt ins System – ohne Umwege.
3. Private & geschäftliche Zahlungen trennen
Ein häufiges Problem: gemischte Zahlungen. Sorgen Sie für klare Konten – das reduziert Rückfragen und verbessert die Datenqualität.
4. Feste Buchhaltungszeiten einplanen
Ob wöchentlich oder monatlich: Ein fester Rhythmus hilft, aktuell zu bleiben und das Gefühl von Überforderung zu vermeiden.
5. Abstimmung mit der Kanzlei
Fragen Sie aktiv nach dem idealen Setup: Welche Tools nutzt die Kanzlei? Wie sollte der Upload erfolgen? Welche Strukturen erleichtern die Arbeit auf beiden Seiten?
Warum wir bei Goerke & Partner auf echte Digitalisierung setzen
Bei uns geht es nicht um Digitalisierung um der Technik willen – sondern um Entlastung, Klarheit und Zeitgewinn.
Wir arbeiten mit Unternehmen, die sich entwickeln wollen. Die ihre Buchhaltung nicht nur erledigen, sondern nutzen möchten, um besser zu steuern.
Wir beraten aktiv, statt nur zu deklarieren
Wir nutzen digitale Schnittstellen, um Prozesse zu vereinfachen
Wir denken voraus – mit Ihnen gemeinsam
Typischer Irrtum: Belege per Mail sind noch keine digitale Buchhaltung
„Ich scanne meine Belege ein und maile sie – das ist doch digital!“
→ Nicht ganz. Denn:
Diese Belege müssen trotzdem manuell gesichtet, gespeichert, benannt und zugeordnet werden. Die Arbeit verlagert sich nur – sie wird nicht automatisiert.
Besser: Belege dort erfassen, wo sie entstehen – per App, mit klarer Zuordnung, direkt im System.
Ihr Ansprechpartner:
Daniel Daubner
Geschäftsführer
Aus der Praxis:
„In vielen Gesprächen erlebe ich, dass Unternehmer durchaus offen für Digitalisierung sind – aber oft nicht wissen, wo sie anfangen sollen. Es geht nicht darum, perfekt zu starten, sondern strukturiert. Wer seine Buchhaltung klar organisiert, reduziert nicht nur Stress, sondern schafft auch Freiräume: für bessere Entscheidungen, für Wachstum, für das Wesentliche.
Meine Empfehlung: Beginnen Sie mit einem einfachen, aber einheitlichen Upload-Prozess. Alles andere ergibt sich Schritt für Schritt und wir begleiten Sie dabei.“
Lesen Sie auch:
Ist E-Mail-Versand schon digital?
Technisch ja, prozessual nein. E-Mails sind unstrukturiert, fehleranfällig und ineffizient. Nutzen Sie lieber Upload-Tools mit direkter Schnittstelle.
Welche Tools empfehlen Sie?
DATEV Upload mobil
DATEV Unternehmen online
Banking-Lösungen mit Schnittstellen (Finom, Qonto etc.)
Digitale Ablagestrukturen in der Cloud
Warum ist Struktur so wichtig?
Weil sie Rückfragen, Fehler und doppelte Arbeit vermeidet – bei Ihnen und bei uns. Eine gute Struktur spart Zeit und schafft Freiraum für echte Beratung.
Quellen & rechtliche Grundlagen
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