Die Steuererklärung scheitert selten am Steuerrecht. Sie scheitert an einem Kontoauszug, der fehlt, an einer Rechnung, die noch im Postfach liegt, oder an einer Bescheinigung, die niemand angefordert hat. Jedes fehlende Dokument bedeutet Rückfrage, Nachreichen und Warten.
Diese Checkliste zeigt, was der Steuerberater für die Steuererklärung 2025 von Selbstständigen und Freiberuflern braucht, sortiert nach Bereichen. Wer sie einmal vollständig durchgeht, gibt einmal ab und ist fertig.
Was es kostet, wenn Unterlagen fehlen
Mit Steuerberater endet die Frist für die Steuererklärung 2025 am 1. März 2027. Der 28. Februar fällt auf einen Sonntag, deshalb verschiebt sich der Termin auf den nächsten Werktag. Ohne Steuerberater war bereits der 31. Juli 2026 der letzte Tag.
Das klingt großzügig. Es wird knapp, wenn die Unterlagen in Etappen kommen. Jede Lücke stoppt die Bearbeitung, es folgt eine Rückfrage, dann wird gewartet, bis der Beleg da ist.
Verstreicht die Frist, setzt das Finanzamt einen Verspätungszuschlag fest. Er beträgt 0,25 Prozent der festgesetzten Steuer, abzüglich Vorauszahlungen und anzurechnender Steuerabzüge, mindestens aber 25 Euro für jeden angefangenen Monat der Verspätung. Kommt gar keine Erklärung, darf das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen schätzen. Die Schätzung beruht dann auf den Annahmen des Finanzamts, nicht auf Ihren Belegen. Wenn es eng wird, hilft unsere Anleitung zur Fristverlängerung mit ELSTER.
Die Checkliste: Was der Steuerberater für die Steuererklärung braucht
Nicht jeder Punkt betrifft jeden. Haken Sie ab, was auf Sie zutrifft, und streichen Sie den Rest.
Allgemeine Angaben
- Steuernummer und steuerliche Identifikationsnummer, bei Zusammenveranlagung von beiden Ehegatten
- Aktuelle Bankverbindung für Erstattungen
- Änderungen im Jahr 2025: Umzug, Heirat, Trennung, Geburt eines Kindes
- Letzter Steuerbescheid und aktuelle Vorauszahlungsbescheide
Ein ELSTER-Zertifikat brauchen wir dafür nicht. Wir übermitteln Ihre Erklärung über DATEV.
Einnahmen
- Alle Ausgangsrechnungen aus 2025
- Geschäftliche Kontoauszüge von Januar bis Dezember, lückenlos
- Abrechnungen von Zahlungsdienstleistern und Plattformen, über die Sie Umsätze erzielen
- Kassenbuch, wenn Sie Bargeld einnehmen
Betriebsausgaben
- Eingangsrechnungen und Quittungen
- Belege für Software, Abos, Telefon und Internet
- Reisekosten sowie Bewirtungsbelege mit Anlass und Teilnehmern
- Fortbildungen, Fachliteratur, Beiträge an Kammern und Berufsverbände
- Kreditkartenabrechnungen
Fahrzeug
- Fahrtenbuch oder, bei der Ein-Prozent-Regel, den Bruttolistenpreis
- Kosten für Kraftstoff oder Strom, Versicherung, Kfz-Steuer, Werkstatt und Leasing
- Kaufvertrag, wenn das Fahrzeug 2025 angeschafft wurde
Investitionen
- Rechnungen für alle Anschaffungen über 250 Euro netto
- Anlagenverzeichnis aus dem Vorjahr, falls vorhanden
Bis 800 Euro netto kann ein Wirtschaftsgut im Jahr der Anschaffung voll abgeschrieben werden. Darüber verteilt sich die Abschreibung über die Nutzungsdauer.
Verträge und Arbeitsplatz
- Miet- und Leasingverträge für Räume und Geräte
- Betriebliche Versicherungen
- Darlehensverträge und Zinsbescheinigungen
- Beitragsbescheide der Künstlersozialkasse, falls Sie dort versichert sind
- Arbeitszimmer: Fläche, Miete oder Zinsen und Nebenkosten. Alternativ die Zahl der Tage, an denen Sie zu Hause gearbeitet haben
Vorsorge und Versicherungen
- Beitragsbescheinigungen zur Kranken- und Pflegeversicherung
- Nachweise zur Rentenversicherung, auch zur Basisrente (Rürup)
- Riester-Verträge mit Zulagenummer
- Berufsunfähigkeits-, Haftpflicht- und Unfallversicherung
Private Abzüge
- Spendenbescheinigungen
- Rechnungen für Handwerkerleistungen und haushaltsnahe Dienstleistungen. Sie zählen nur, wenn Sie überwiesen und nicht bar bezahlt haben
- Kinderbetreuungskosten, ebenfalls per Überweisung
- Krankheitskosten und andere außergewöhnliche Belastungen
- Unterhaltszahlungen mit Nachweis
Weitere Einkünfte
- Lohnsteuerbescheinigung, wenn Sie zusätzlich angestellt waren
- Jahressteuerbescheinigung der Bank bei Kapitalerträgen
- Mieteinnahmen mit Nebenkostenabrechnung, Darlehens- und Instandhaltungsbelegen
- Rentenbezugsmitteilung, falls Sie bereits eine Rente beziehen
Was Sie nicht mehr schicken müssen
Viele Bescheinigungen liegen dem Finanzamt bereits elektronisch vor: die Lohnsteuerbescheinigung, die Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung, Rentenbezüge und Riester-Zulagen. Mit Ihrer Vollmacht rufen wir diese Daten direkt ab. Sie schicken sie nur, wenn wir ausdrücklich danach fragen.
Prüfen sollten Sie trotzdem eines: ob Arbeitgeber, Krankenkasse und Versicherer Ihre richtige Identifikationsnummer haben. Sonst kommen die Daten nicht an.
So gehen Sie die Liste in einem Durchgang durch
- Laden Sie die Kontoauszüge von Januar bis Dezember vollständig herunter.
- Ordnen Sie jedem Zahlungseingang die passende Ausgangsrechnung zu.
- Ordnen Sie jeder Ausgabe einen Beleg zu. Was fehlt, fordern Sie beim Anbieter neu an.
- Sammeln Sie die Bescheinigungen. Die meisten kommen bis Ende Februar.
- Notieren Sie Änderungen: Umzug, Familie, neue Verträge, neues Fahrzeug.
- Schicken Sie alles in einem Zug, nicht in Etappen.
Wann Sie keinen Steuerberater brauchen
Wenn Sie ausschließlich angestellt sind, keine Nebeneinkünfte haben und Ihre Abzüge überschaubar sind, kommen Sie mit Mein ELSTER gut allein zurecht. Die Belegabholung trägt viele Daten automatisch ein. Von dieser Liste brauchen Sie dann nur einen kleinen Teil.
Eine Kanzlei lohnt sich vor allem, wenn Sie selbstständig sind, mehrere Einkunftsarten haben oder Ihre Zeit lieber in Ihr Geschäft stecken als in Belege.
Der zweite Weg: Sie laden hoch, wir sortieren
Bei Goerke & Partner kommen Belege nicht einmal im Jahr als Stapel, sondern laufend über DATEV Unternehmen online. Sie fotografieren oder laden hoch, wir ordnen zu. Was fehlt, sehen wir früh und fragen gebündelt nach, nicht einzeln über Monate. Wie das im Alltag aussieht, zeigt unser Beitrag zur digitalen Belegerfassung.
Die Erklärung übermitteln wir über DATEV. Ein ELSTER-Zertifikat brauchen Sie dafür nicht. Papier geht auch, der digitale Weg ist nur schneller, weil nichts per Post hin und her geht. Woran Sie eine wirklich digitale Steuerberatung erkennen, lesen Sie hier.
Ihr Ansprechpartner:
Daniel Daubner
Geschäftsführer
Ihr nächster Schritt
Gehen Sie die Checkliste einmal vollständig durch. Wenn Sie die Unterlagen nicht selbst sortieren möchten, sprechen Sie uns an. Im Erstgespräch klären wir, was Sie schicken und was wir direkt abrufen.
Was braucht der Steuerberater für die Steuererklärung?
Steuernummer und Identifikationsnummer, alle Einnahmen und Ausgaben des Jahres mit Belegen, die geschäftlichen Kontoauszüge, Nachweise zu Fahrzeug, Investitionen und Verträgen sowie private Belege wie Versicherungsbeiträge und Spendenbescheinigungen. Bescheinigungen, die dem Finanzamt elektronisch vorliegen, rufen wir mit Ihrer Vollmacht ab.
Bis wann muss die Steuererklärung 2025 abgegeben werden?
Mit Steuerberater bis zum 1. März 2027. Ohne Steuerberater endete die Frist am 31. Juli 2026.
Was passiert, wenn Unterlagen fehlen?
Die Bearbeitung stoppt, bis der Beleg nachgereicht ist. Verstreicht dadurch die Frist, setzt das Finanzamt einen Verspätungszuschlag fest, mindestens 25 Euro für jeden angefangenen Monat.
Braucht der Steuerberater mein ELSTER-Zertifikat?
Nein. Wir übermitteln die Erklärung über DATEV. Ihr eigenes ELSTER-Zertifikat bleibt bei Ihnen.
Muss ich alle Belege einscannen oder reicht eine Liste?
Einzelbelege sind nötig, am besten als PDF oder Foto. Eine Liste kann ergänzen, ersetzt aber keinen Beleg.
Kann ich die Unterlagen auch auf Papier schicken?
Ja. Wir empfehlen den digitalen Weg über DATEV Unternehmen online, weil er schneller ist und nichts unterwegs verloren geht.
